HRFirst content team
Operational HR guides
We write practical guides for Saudi businesses and cite primary sources for articles covering specific regulatory requirements. Check official guidance for your own case.
Blog
- When does your company need HR operations instead of hiring an HR employee?
How to tell whether you need a full-time HR hire or an organised way to run employee affairs, with practical questions to answer before you hire.
- What does an HR operations partner track every month?
A practical list of what gets tracked monthly in HR operations for small Saudi companies: files, documents, attendance and leave, payroll data, government platforms, and deadlines.
- How to choose an attendance and biometric system for a small company
Practical criteria for choosing an attendance and biometric system for a small Saudi company: how you work, branches, check-in method, reports, and the link to your HR system.
- End-of-service gratuity: how to calculate it correctly and avoid disputes with your employee
A practical guide for business owners to calculate end-of-service gratuity under Saudi labour law, with worked examples, the difference on resignation, and the mistakes that cause disputes with employees.
- متى تحتاج منشأتك تشغيل موارد بشرية خارجي؟
علامات عملية تدل أن شؤون الموظفين بدأت تأخذ من وقت صاحب المنشأة أكثر مما يجب، ومتى يكون التشغيل الخارجي أذكى من توظيف مسؤول داخلي.
- Nitaqat: how the Saudization rate is calculated, and how to raise your band
A business owner's guide to understanding Nitaqat and the Saudization rate: how the rate is calculated, weighting factors, the five bands, and practical steps to raise your band and avoid restrictions.
- Authenticating an employment contract in Qiwa: step by step, and reasons for rejection
A business owner's guide to authenticating employment contracts on the Qiwa platform: why it is mandatory, how it is done, the timeframe, and the most common reasons a contract is rejected or cancelled, and how to avoid them.
- Annual and sick leave: how much is your employee actually entitled to?
A business owner's guide to calculating annual and sick leave under Saudi labour law: the durations, the wage at each stage, rules that are often overlooked, and practical examples.
- فترة التجربة في نظام العمل السعودي: وش لازم تكتب في العقد؟
دليل عملي لفترة التجربة: توثيق المدة، الإجازات التي لا تدخل في حسابها، وإجراءات المتابعة قبل انتهائها.
- ساعات العمل والراحة والعمل الإضافي: دليل تشغيلي للمنشأة
كيف تضبط جدول الدوام وفترات الراحة والعمل الإضافي وتوثق الاستثناءات قبل تجهيز بيانات الرواتب؟
- بيانات عقد العمل: قائمة مراجعة قبل الإرسال للموظف
قائمة عملية لمراجعة بيانات عقد العمل والأجر والمسمى والمدة ومكان العمل قبل التوثيق في قوى.
- Uploading the Wage Protection file in Mudad: steps and what to check
A guide to uploading the Wage Protection file through the Mudad platform, and reviewing the processing report, compliance rate and justifications.
- Registering and excluding an employee in GOSI: an employer action list
When should you review an employee's GOSI registration, and how do you choose the correct exclusion reason and keep supporting documents?
- تحديث أجور الموظفين في التأمينات: وش تراجع قبل الاعتماد؟
قائمة مراجعة للأجور المسجلة في التأمينات وربطها بالعقد وبيانات الرواتب والتغييرات المعتمدة.
- Preparing payroll data: a monthly closing checklist before approval
Steps for gathering attendance, leave, additions, deductions and changes before approving the payroll run.
- ملف الموظف: وش الوثائق والبيانات اللي لازم ترتّبها؟
قائمة عملية لبناء ملف موظف منظم منذ العرض الوظيفي وحتى انتهاء العلاقة، مع فصل المستندات الحساسة.
- سجل الحضور والانصراف: كيف تمنع الفروقات قبل الرواتب؟
طريقة عملية لضبط جدول العمل وسجل الحضور والتعديلات والاستثناءات قبل إقفال الشهر.
- لائحة تنظيم العمل: متى تحتاجها المنشأة وكيف تعتمدها؟
شرح الفرق بين اللائحة النموذجية والخاصة، وخطوات الاعتماد والنشر داخل المنشأة.
- إنهاء علاقة الموظف: قائمة إجراءات قبل إغلاق الملف
قائمة تشغيلية لتوثيق سبب وتاريخ الانتهاء والمستحقات والعهد وتحديث المنصات دون تجاوز صلاحية القرار.
- إصابة العمل: وش تسوي المنشأة من لحظة البلاغ؟
خطوات الاستجابة الأولية وتوثيق الواقعة والإبلاغ وحفظ المستندات عند وقوع إصابة مرتبطة بالعمل.
- HR operations calendar: what to review monthly and quarterly?
A practical calendar for reviewing payroll, contracts, leave, documents, Qiwa, GOSI and Mudad without relying on memory.