ما الذي يتابعه شريك تشغيل الموارد البشرية كل شهر؟

1 · ملفات الموظفين وبياناتهم

تتغير حالة الملفات كل شهر: ينضم موظف، وتتغير بيانات آخر، ويقترب مستند من الانتهاء. لذلك يجب أن تبقى بيانات كل موظف مجمعة ومحدّثة في مكان واحد.

2 · مستندات دورة الموظف

تجهيز ومتابعة إجراءات دورة الموظف ومستنداتها، من الانضمام حتى نهاية العلاقة، مع بقاء القرارات والإجراءات الحساسة باعتماد صاحب الصلاحية في المنشأة.

3 · الحضور والإجازات والطلبات

• •أرصدة الإجازات وتحديثها.
• •الطلبات المعلّقة التي تنتظر اعتماداً.
• •الغياب والتأخير حسب سجلات النظام أو جهاز البصمة.
• •توحيد الطريقة التي يقدّم بها الموظف طلبه.

4 · تجهيز بيانات الرواتب

قبل نهاية الشهر تُجهّز بيانات المسير: المستجدات والاستقطاعات والإضافات المعتمدة وأي تغيير على بيانات الموظفين. تجهيز البيانات منفصل عن التنفيذ المالي؛ فالتحويل البنكي والقرارات المالية تبقى عند صاحب الصلاحية.

5 · متابعة المنصات المتفق عليها

تُتابع المنصات وفق المهام المتفق عليها وصلاحيات المنشأة، ومنها قوى والتأمينات الاجتماعية ومدد ومقيم وأبشر أعمال وبلدي. ويُرفع أي إجراء يحتاج صلاحية أو حضور صاحب المنشأة قبل أن يتعطل.

6 · المواعيد والمتطلبات القادمة

• •تواريخ انتهاء المستندات والعقود.
• •التجديدات المتكررة.
• •المتطلبات الشهرية الثابتة.
• •أي بند تأجّل الشهر الماضي.

7 · التقرير التشغيلي

التقرير هو سجل العمل الشهري. يوضح ما أُنجز، وما تعطل وسببه، وما يحتاج قرارك. ومن دونه يصعب التحقق من جودة التشغيل أو معرفة ما يستدعي التدخل.